Kundkommunikation: korta meddelanden, tydliga avtal

De flesta kundproblem beror inte på dåligt arbete utan på dålig kommunikation. Förväntningarna möttes inte, det avtalade glömdes eller tidtabellen ändrades utan att någon sa det.

1. Skriv kort och konkret

En sak per meddelande, tydliga meningar, inga facktermer. "Jag kommer på tisdag kl. 9, jobbet tar ungefär tre timmar" är bättre än "jag kommer i början av veckan".

2. Skriv ner det avtalade

När ni kommer överens om pris, omfattning eller tidtabell, skriv ner det i ett meddelande: "Vi kom alltså överens om: fast pris 450 €, jobbet börjar måndag 3.11." Då har båda samma uppfattning och sakerna går att hitta senare.

3. Ha samtalet på ett ställe

I Palvelunyt.fi:s meddelanden finns historiken kvar. Om du kommer överens om något i telefon, bekräfta det skriftligt i ett meddelande.

4. Meddela ändringar i tid

Om tidtabellen dras ut, priset ändras eller en överraskning dyker upp, berätta det genast. Kunden tål förvånansvärt mycket när hen får veta i tid. Hen tål inte en överraskning på fakturan.

5. Fråga om du är osäker

Om du inte förstår förfrågan, fråga. Hellre en extra fråga än en felaktig offert.

6. Var artig men rak

Tacka, hälsa och skriv under. Var ändå rak: "Jag kan inte göra det här jobbet till det priset" är bättre än tystnad.

7. Svara samma dag

När kunden frågar, svara samma dag, även om svaret är "jag återkommer i morgon".

8. Avsluta bra

När jobbet är gjort, tacka, be om respons och berätta vad kunden ska göra om problem uppstår. Därefter kan kunden lämna ett omdöme.

Kort checklista för ett meddelande

• Är meddelandet begripligt utan bakgrund?
• Är allt som avtalats nedskrivet?
• Är nästa steg tydligt?